Dosen Pengampu :
Lydia Setyawardani, SE., M.Si., Ak
Nama Kelompok :
1. Ningrum Dian Santika
(1510109753)
2. Nadiaz Piscestalia (1510109342)
3. Sukma Ayu
Mahardika (1510109534)
4. Dia Putri Setiawati
(1510109538)
5. Nadia Athiqotul Amalia R.
(1510109739)
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA)
Surabaya
2016/2017
Sistem Informasi
Eksekutif
1.1
Karakteristik
Sistem Informasi Eksekutif
Beberapa karakteristik SIE yang berhasil
dirangkum oleh studi yang dilakukan oleh John, adalah sebagai berikut:
- SIE didesain untuk mempertemukan informasi dengan kebutuhan eksekutif (meskipun user dari SIE tidak terpaku pada eksekutif saja).
- Menyediakan untuk tracking dan kontrol terhadap keyorganizationalperformance.
- Bisa mengetahui gaya kepimpinan dari seorang individu eksekutif.
- Terdiri dari grafik yang sangat fleksibel untuk alternative dari presentasi layer di dashboard.
- Didesain untuk menyediakan data secepatnya untuk pengambilan keputusan yang penting.
- Menyediakan highlight pada data atau informasi yang tidak sesuai standar perusahaan.
- Menyediakan drill-down informasi secara lengkap dan cepat.
- Menyediakan solusi berdasarkan fakta yang tersedia
1.2
Kebutuhan
Informasi Eksekutif yang Unik
Sama seperti eksekutif memiliki tanggung
jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga
memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai
penggunaan informasi oleh eksekutif , kita akan membahas tiga. Dua yang pertama
berkaitan dengan system informasi keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga
berfokus pada penggunaan computer.
1.
Penelitian
Mintzberg
Mintzberg adalah orang
pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi
eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar membentuk waktu CEO :
tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, dan kunjungan.
Mintzberg tidak secara khusus memasukanoutputcomputer dalam penelitiannya,
menggabungkan semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran
sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan , dan menyimpulkan,
“Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara
tepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”
2.
Penelitian
Jones dan MCLeod
Pengarang
buku ini bekerja sama dengan Prof. Jack W. Jones dari Texas Christian
University, melihat kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut mengenai sumber –
sumber dan media informasi eksekutif daripada yang telah dilaporkan oleh
mintzberg. Kami melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk dari lima
eksekutif.Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer,
CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden
direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan. Penelitiannya
dirancang untuk menjawab pertanyaan :
a.
Berapa banyak informasi
yang mencapai eksekutif?
-
Selama dua minggu
eksekutif dan sekretaris mereka mencatat 1.454 transaksi informasi yang
menjalin ke eksekutif. Transaksi adalah suatu komunikasi yang melibatkan
media apapun: laporan komputer, memo, kunjungan pengamatan, panggilan telepon,
surat, rapat dan sebagainya. Rata-rata 29 transaksi/hari.
b.
Apa nilai informasi
tersebut?
-
Tiap transaksi diberi
nilai 0 (tanpa nilai) hingga 10 maksimum). Hasil pengamatan menunjukkan ada
variasi dalam tingkat nilai yang diberikan oleh tiap eksekutif, berkisar dari
rata-rata 2,9 untuk wakil presiden direktur perpajakan hingga 5,5 untuk CEO
bank.
c.
Apa sajakah sumber
informasi itu?
-
Lingkungan menyediakan
volume terbesar, tetapi juga menyediakan informasi dengan nilai rata-rata
terendah. Sebaliknya sumber yang menyediakan volume paling sedikit adalah
komite, tetapi mereka menyediakan informasi dengan nilai tertinggi. Dua tingkat
yang langsung di bawah eksekutif menyediakan informasi terbaik dalam hal volume
dan nilai yang tinggi.
d.
Media apa yang
digunakan untuk mengkomunikasikan informasi eksekutif?
-
Media tertulis mencapai
61% dari jumlah transaksi. Panggilan telepon merupakan satu-satunya komunikasi
lisan yang bervolume besar. Sayang bagi para eksekutif , tiga media yang paling
sedikit mereka kendalikan (surat, memo dan panggilan telepon) mencapai 60
persen transaksi. Jika eksekutif memilih media lisa, mala media itu harus
mendapat nilai yang lebih tinggi daripada media tertulis. Diperkirakan media
lisan menempati posisi – posisi teratas . panggilan telepon dan acara makan
bisnis merupakan media lisan yang kalah peringkat dari media tertulis.
e.
Apa kegunaan informasi
itu?
-
Para peneliti dibantu
oleh para eksekutif memberikan suatu peran keputusan untuk tiap transaksi
informasi. Pemberian tersebut mencerminkan bagaimana eksekutif akan menggunakan
informasi itu. Penggunaan informasi berdasarkan peran keputusan: penanganan
gangguan 42%, entrepreneur 32%, pengalokasian sumberdaya 17%, negosiator 3%,
dan tidak diketahui 6%. Sebagian besar informasi dimaksudkan untuk
digunakan dalam menangani gangguan, menjadi seorang entrepreneur, dan
mengalokasikan sumber daya.
Terdapat
tiga penemuan penelitian yang paling menonjol :
·
Sebagian besar
informasi eksekutif berasal dari sumberdaya lingkungan, tetapi informasi intern
diberi nilai lebih tinggi.
·
Sebagian besar
informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai
lebih tinggi.
·
Para eksekutif
mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.
Tidak
ada sistem informasi eksekutif yang sepenuhnya berbasis komputer. Sebaliknya,
komputer akan diletakkan di atas arus-arus nonkomputer. Karena alasan itu,
sistem informasi dari lima eksekutif yang diteliti mendukung suatu tujuan
penting. Sistem-sistem itu menunjukkan sifat rumit arus informasi yang
eksekutif tetapkan untuk mendapatkan informasi pemecahan masalah.
3.
Penelitian Rockart dan
Treacy.
Sukar
untuk membedakan usaha pada sistem informasi eksekutif antara penelitian
Mintzberg dan penelitian 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy, keduanya
dari MIT. Salah satu hasil penelitian mereka yang menyatakan bahwa dari 16
perusahaan yang diamati satu dari 3 pejabat puncak (sangat sering CEO)
menggunakan sendiri komputer. Salah satu pendukung komputer yang paling
berdedikasi adalah Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries. Istilah
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pertama kali muncul dalam laporan penelitian
Rockart dan Treacy. Para peneliti tersebut menemukan :
Ø Tujuan
sentral : eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam
perencanaan dan pengendalian.
Ø Inti
data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri,
pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu,
kini, dan masa depan.
Ø Dua
metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status
saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi
atas data.
Ø Organisasi
pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS. Pelatih
EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi
luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir EIS adalah anggota
staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.
Menempatkan
Komputer dalam Perspektif
Walau
beberapa eksekutif mengandalkan komputer, secara proporsional lebih sedikit
pemakai komputer di tingkat eksekutif daripada di tingkat lain. Alasannya
adalah yang pertama, masalah pada tingkat eksekutif kurang
terstruktur, oleh sebab itu lebih sulit untuk didukung dengan pengolah
komputer. Kedua, eksekutif cenderung lebih tua dan jarang mendapatkan
kesempatan pelatihan komputer formal. Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini
:
1. Penggunaan komputer
adalah sesuatu yang pribadi
2. informasi
komputer hanyalah sebagian dari semua informasi yang mencapai seorang
eksekutif.
1.3
Saran
– Saran untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif
Eksekutif
harus mengambil langkah – langkah untuk meningkatkan peran computer dalam
system informasi mereka. Tetapi dalam melakukan hal itu, eksekutif harus juga
berusaha meningkatkan komponen –komponen nonkomputer. Suatu program lima
langkah untuk mencapai tujuan. Diiktisarkandibawah ini :
1.
Mencatat
transaksi-transaksi informasi yang masuk:
data dapat dimasukkan dalam database dan dapat disiapkan laporan yang
memungkinkan eksekutif menjawab setiap pertanyaan.
2.
Merangsang
sumber-sumber yang bernilai tinggi: dengan
teridentifikasinya sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat
bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber-sumber tersebut.
3.
Memanfaatkan
peluang: jika sepotong informasi yang baik
datang eksekutif harus meraihnya.
4.
Menyesuaikan
sistem pada perorangan: sesuai penelitian
Jones dan McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik.
5.
Memanfaatkan
teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka
mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apapun untuk
memperbaikinya.
1.4
Sistem
Informasi Eksekutif Berbasis Komputer
Sistem informasi eksekutif (executiveinformationsystem)
atau EIS, merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif
mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah
dan dalam berbagai tingkat rincian.
Model
EIS
Konfigurasi
EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer personal. Dalam
perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe. Konfigurasi
perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder, kebanyakan dalam
bentuk harddisk, yang menyimpan database eksekutif. Databaseeksekutifberisi
data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer sentral
perusahaan.
Dialog
antara Eksekutif dan EIS
Informasi
dapat ditampilkan dalam bentuk table, grafik atau narasi. Sebagian perangkat
lunak dirancang untuk memudahkan bolak-balik antara tampilan table dan grafik.
DrillDown
Berarti
bahwa eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara
bertahap mengambil informasi yang lebih terinci.
Penyatuan
Konsep-konsep Manajemen
v Faktor-faktor penentu
keberhasilan : EIS memungkinkan eksekutif memantau
seberapa baik perusahaan berjalan dalam hal tujuannya dan faktor-faktor penentu
keberhasilannya. Faktor-faktor penentu keberhasilan (criticalsuccessfactor atau
CSF) menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi, dan CSF
bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.
v Management
by
exception
: tampilan layar yang digunakan eksekutif sering menyertakan
managementbyexeption dengan membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan
kinerja aktual. Perangkat lunak EIS dapat mengidentifikasi
perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh
eksekutif.
v Model mental
: peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan, data dan informasi
bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut
pemampatan informasi (informationcompression), dan menghasilkan suatu gambaran,
atau model mental, dari operasi perusahaan. CBIS adalah suatu model mental,
demikian pula tiap subsistemnya. EIS merupakan model mental yang paling menarik
dan berharga bagi eksekutif.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar