SIM dan SIA

Tugas Sistem Informasi Manajemen

 

Dosen Pengampu :

Lydia Setyawardani, SE., M.Si., Ak

Nama Kelompok :

1.     Ningrum Dian Santika                              (1510109753)

2.     Nadiaz Piscestalia                                      (1510109342)

3.     Sukma Ayu Mahardika                             (1510109534)

4.     Dia Putri Setiawati                                    (1510109538)

5.     Nadia Athiqotul Amalia R.                       (1510109739)

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA)

Surabaya

2016/2017

Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Informasi Akuntansi

1.1            Pengenalan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi

       A.    Pengenalan Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (Management Information Systems atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

SIM (Sistem Informasi Manajemen) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi.

      B.     Pengenalan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Bodnar dan Hopwood (2006), yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf menyatakan bahwa, "Sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi, informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan."

Menurut Barry E. Cushing yang dikutip dan dialih bahasakan oleh La Midjan & Azhar Susanto (2003) mengatakan bahwa, "Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber manusia dan modal dalam organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan memproses data."

Menurut Nugroho Wdjajanto (2001) menyatakan bahwa : "Sistem informasi akuntansi adalah susunan formulir, catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen."

Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001) menyatakan bahwa: "Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem pengolahan data akuntansi yang merupakan koordinasi dari manusia, alat dan metode yang berinteraksi secara harmonis dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen yang berstruktur pula."

Sedangkan menurut Romney &  Steinbart (2000) Sistem informasi akuntansi adalah serangkaian dari satu atau lebih komponen yang saling berelasi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan, yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi informasi.

Berdasarkan definisi para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu kombinasi dari berbagai sumber daya yang dirancang untuk memproses data akuntansi dan keuangan yang ada dan mengubahnya menjadi informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk pengambilan keputusan bagi pihak-pihak yang        berkepentingan.

1.2            Model Sistem Informasi Manajemen

Definisi model sistem informasi manajemen dapat digambarkan pada gambar diatas. Database berisi data yang disediakan oleh SIA. Selain itu,data maupun informasi dimasukkan dari lingkungan. Isi databse digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus,serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan. Output perangkat lunak digunakan oleh orang-orang dalam perusahaan yang bertanggung jawab memecahkan masalah perusahaan. Tidak seperti SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.

Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model juga merupakan perwakilan sejumlah objek atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity). Biasanya manajer menggunakan model untuk memecahkan suatu masalah.

Terdapat tiga kegunaan model diantaranya :

a.      Mempermudah komunikasi

Suatu model digunakan karena pada umumnya setelah pemecahan masalah manajer akan mengkomunikasikan baik hasil maupun keputusan kepada pihak-pihak yang terhubung, maka model system sangat dugunakan agar mempermudah jalur komunikasinya.

b.      Memperkirakan masa depan

Khususnya dalam model matematika, model ini dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan,namun tidak seratus persen akurat. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi, manajer juga harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.

c.                   Mempermudah pengertian

Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana.

1.3            Konsep Subsistem Informasi Organisasaional

SIM merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya adalah menyediakan informasi bagi manajemen (karena itu dinamakan sistem informasi manajemen). Ternyata dalam praktiknya SIM pada suatu organisasi menyediakan juga informasi bagi orang-orang selain  para     manajer.
     

Ketika suatu organisasi semakin memiliki pengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang mencakup kebutuhan seluruh organisasi, para manajer di wilayah-wilayah tertentu, baik ditingkat pusat maupundaerah, mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan yang mereka perlukan. Sistem informasi mulai akan memasuki wilayah yang sudah
tersegmentasi, yang dapat disebut sebagai sub-sub sistem SIM yang
disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Sebagai contoh
pada tataran organisasi pemerintah pusat sudah mengimplementasikan
beberapa aplikasi sistem informasi antara lain:

·         Sistem Akuntansi Keuangan Negara (SAKN)

·         Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SABMN)

·         Sistem Akuntansi Keuangan Daerah (SAKD)

·         Sistem Informasi  Kependudukan

·         Sistem Informasi Kepegawaian dan Pengembangan-Pengembangan Subsub Sistem Tata Kelola Pemerintahan Lainnya.

1.4            Pemrosesan Data Akuntansi

Pemrosesan data akuntansi didalam MYOB dikategorikan dalam tiga langkah utama, yaitu :

1.    Tahap Penyiapan Data Awal

Tahap ini merupakan tahap yang paling rumit dalam MYOB. Dalam tahap ini pengguna/user harus benar-benar memperhatikan setiap langkah dengan teliti. Kesalahan pada tahap ini akan menyebabkan kesalahan pencatatan dan laporan yang akan dihasilkan. Beberapa pekerjaan yang harus dikerjakan pada tahap ini meliputi :

a.    Penyiapan data perusahaan dan informasi akuntansi berupa profil perusahaan dan tahun pembukuan akuntansi serta lokasi penyimpanan data.

b.    Daftar akun (chart of account). Walaupun MYOB sudah menyediakan daftar akun, namun sering sekali akun yang sudah disediakan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna/user. Untuk itu diperlukan penyusunan akun sesuai kebutuhan perusahaan.

c.  Tax Code. Menjadi sangat penting bagi perusahaan yang dalam melakukan transaksi bisnisnya berkaitan dengan perpajakan. Penetapan kode pajak di awal ini untuk mendapatkan perhitungan otomatis pada saat pencatatan transaksi yang berhungungan dengan perpajakan, misalnya transaksi penjualan yang ada PPN Keluaran.

d.  Linked account. Penetapan ini berfungsi untuk membuat hubungan transaksi tertentu dengan akun yang lazim digunakan untuk pencatatan. Hal ini menjadi sangat penting mengingat pencatatan dalam MYOB Accounting menggunakan form-form khusus sehingga dengan adanya linked account, form tersebut sudah dengan sendiri terhubung dengan akun yang dipilih.

e.  Daftar Pemasok (Supplier) dan Daftar Pelanggan  (costumers). Tahapan ini dilakukan jika perusahaan memang sudah memiliki data pemasok dan pelanggan sebelumnya. Fungsi langkah ini sebagai penyiapan untuk menyusun buku besar pembantu.

f.   Daftar persediaan (item list). Merupakan proses pengisian daftar persediaan, terutama barang dagang. Namun mengingat aplikasi MYOB tidak dilengkapi dengan modul aktiva tetap, sehingga Item List juga sering digunakan untuk aktiva tetap.

g.   Pengisian Saldo Awal (Opening Balanced). Baik saldo awal terhadap masing-masing akun maupun saldo awal atas buku besar pembantu dari masing-masing costumer dan supplier.

2.    Entry Data Transaksi

Tahap ini dilakukan dengan tujuan menghasilkan catatan akuntansi dari setiap transaksi. Entri data transaksi dilakukan pada form-form yang disediakan.

3.    Tahap Pelaporan

Tahap pelaporan merupakan tahap pengelolaan laporan-laporan yang dihasilkan dari tahap entri data transaksi. Selain pengelolan laporan termasuk dalam tahap ini juga termasuk proses penutupan buku akhir tahun. 

1.5            Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Ada beberapa karakterisitik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dengan subsistem CBIS yang lain. SIA mempunyai beberapa karakteristik dibawah ini:

   1.      Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.

    2.      Berpegang pada prosedur yang relatif rendah. Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisai mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.

   3.      Menagani data yang rinci. Karena berbgai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakn jejak audit(audit trail). Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat di telusuri dari awal hingga akhir, dan dari akhir ke awal.

    4.      Berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan berkelompok (batch) digunakan

    5.      Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal. SIA menghasilkan sebagian output informasi bagi manajer perusahaan. Laporan akuntansi dasar seperti laporan rugi laba dan neraca merupakan contohnya.

Sementara garis yang memisahkan suatu subsisten CBIS dari subsistem yang lain kadang-kadang membingungkan,SIA dapat dibedakan melalui sejumlah karakteristik diatas.

1.6            Sistem Informasi dalam Pengambilan Keputusan dan Pemecahan Masalah

Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

·         Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah

Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi / aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

·         Pendekatan system

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.

1.      Mengenali kontroversi

2.      Menimbang klaim alternatif

3.      Membentuk penilaian

Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

·         Langkah-langkahnya adalah sbb:

1.      Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

2.      Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

3.      Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindak lanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

·         Faktor manusia yang mempengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik yang menandakan ciri khasnya, gaya ini dapat mempengaruhi dalam :

1.      Merasakan masalah

2.      Mengumpulkan Informasi

3.      Menggunakan Informasi