Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Dosen Pengampu :

Lydia Setyawardani, SE., M.Si., Ak

Nama Kelompok :

1.     Ningrum Dian Santika                              (1510109253)

2.     Nadiaz Piscestalia                                      (1510109342)

3.     Sukma Ayu Mahardika                            (1510109534)

4.     Dia Putri Setiawati                                    (1510109538)

5.     Nadia Athiqotul Amalia R.                       (1510109739)

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA)

Surabaya

2016/2017

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

1.1   Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

A.   Pengertian

Menurut Sedarmayanti, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) atau Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah:

·         Timely (tepat waktu)

·         Accurate (akurat)

·         Concise (ringkas)

·         Relevant (relevan)

·         Complete (lengkap)

B.   Tujuan SISDM

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi. Tujuan utama SISDM, adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik. Tujuan kedua SISDM adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial.

C.   Kegunaan SISDM

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sensuai karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan Dan penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia. diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.

1.2   Model SISDM

Model SISDM dapat dilihat dari INPUT – PROCESS – OUTPUT. Pada sisi INPUT merupakan data mengenai SDM. Selain itu, aa sisi PROCESS merpakan perangat keras (hardwre), dan perangat lunak (software), teknologi informasi, serta SDM sebagai operator teknologi komputer tersebut. Selanjutnya pada sisiOUTPUT merupakakeluaran beru lapoan-aporan yang berguna untuk perencanaan SDM. Model INPUT SISDM terdiri atas 3 subsistem yaitu :

1.     SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi SISDM sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.

2.     Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

3.     Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:

ü Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

ü Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.

ü Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

ü Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

ü Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.

ü Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

1.3   Human Resources Intelligence Subsystem

OUTPUT SISDM terdiri atas 6 subsistem yaitu :

1.     Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2.     Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

3.     Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi-informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

4.     Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5.     Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

6.     Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

1.4   Bagaimana Manajer Menggunakan Informasi Sumber Daya Manusia

Langkah-langkah manajer dalam mengelola sumber daya fisik:

1.      Sumber daya diperoleh dan disusun

2.      Memaksimalkan penggunaan sumber daya

3.      Mengganti sumber daya pada saat kritis sebelum sumber daya menjadi tidak efisien

Sumber daya konseptual memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik Itu sangat penting bagi para manajer maupun para pengguna informasi untuk mengetahui bagaimana suatu organisasi mengelola sumber datanya, sehingga memudahkan mereka untuk mendapatkan data yang diperlukan.

Sumber daya konseptual yang dimaksud adalah Informasi. Informasi yang disediakan oleh SIM menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya

1)      Apa yang telah terjadi dimasa lalu

2)      Apa yang sedang terjadi sekarang

3)      Apa yang mungkin untuk terjadi dimasa mendatang 

Langkah-langkah manajer dalam mengelola sumber daya konseptual:

1. Memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul untuk diproses menjadi informasi yang berguna.

2. Memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi.
   tersebut dalam bentuk yang tepat dan pada saat yang tepat.

3. Akhirnya, membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantinya dengan informasi yang mutakhir dan akurat

 

Sistem Informasi Keuangan

Dosen Pengampu :

Lydia Setyawardani, SE., M.Si., Ak

Nama Kelompok :

1.     Ningrum Dian Santika                              (1510109253)

2.     Nadiaz Piscestalia                                     (1510109342)

3.     Sukma Ayu Mahardika                             (1510109534)

4.     Dia Putri Setiawati                                    (1510109538)

5.     Nadia Athiqotul Amalia R.                        (1510109739)

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA)

Surabaya

2016/2017

SISTEM INFORMASI KEUANGAN

1.1   Sistem Informasi Keuangan

A.   Pengertian

Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh perusahaan.

Sistem informasi keuangan merupakan bagian dari SIM yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah keuangan perusahaan. Secara umum sistem informasi keuangan memiliki sistem pemasukan yang terdiri dari subsistem data processing didukung oleh internal audit subsystem yang menyediakan data dan informasi internal. Untuk perusahaan besar biasanya memiliki staf internal auditors yang bertanggungjawab terhadap perawatan integritas sistem keuangan perusahaan. Orang yang ahli dalam bidang ini disebut EDP auditors. Sebagaimana subsistem lainnya, sistem ini juga dilengkapi financial intelligence subsystem, yang mengumpulkan informasi dari lingkungan.

Sistem Informasi Manajemen Keuangan yang selanjutnya disebut SIMKeu adalah serangkaian manual maupun aplikasinya yang mengintegrasikan semua proses pengelolaan keuangan satker mulai dari perencanaan anggaran (RKA-KL), Penyusunan Anggaran (DIPA), Penerbitan SPM, dan Penyusunan Laporan Keuangan (SAI).

Sistem informasi keuangan mempunyai 3 tugas pokok : 

(1) mengidentifikasi kebutuhan uang yang akan datang, 

(2) membantu perolehan dana tersebut, dan 

(3) mengontrol penggunaannya.

B.    Model Sistem Informasi Keuangan

Kita menggunakan istilah informasi keuangan untuk menjelaskan subsistem CBIS yang memeberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam maupun di luar perusahaan menegenai masalah keunagan perusahaan. Informasi disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, hasil dari simulasi matematika, komunikasi elektronik dan saran dari sistem pakar.

Model sistem Informasi keuangan dapat dilihat seperti gambar di bawah ini :

                    

Gambar1. Model Sistem Informasi Keuangan

Seperti  sistem informasi  fungsional lainnya, sistem informasi keuangan berisi subsistem input dan output. Dua dari subsistem input, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan suatu subsistem yang dikhususkan untuk menumpulkan intelijen juga terdapat pada sistem fungsional lainnya. subsistem ketiga, audit internal yang terdiri dari auditor yang menganalisis sistem konseptuala perusahaan ntuk memastikan bahwa data-data keuangan diproses secara tepat.

1.2   Financial Intelligence Subsystem

Tiga susbsistem output memepengaruhi arus uang perusahaan. Susbsistem peramalan (forecasting) memeproyeksikan kegiatan jangka panjang perusahaan dalam lingkungan ekonomi. Susbsistem manajemen dana menegelolan arus uang, menjaganya agar tetap seimbang dan positif. Subsistem pengendalian memungkinkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua jenis sumber daya yang tersedia. Seperti sistem informasi fungsional lainnya, subsistem output berisi berbagai jenis perangkat lunak yang mengubah isi database menjadi informasi.

1.      Subsistem Audit Internal

Perusahaan besar maupun kecil bergantung pada auditor eksternal untuk mengaudit catatan akuntansinya untuk menguji kebenarannya. Kegiatan audit akan menghasilkan laporan audit yang kemudian dilaporkan bersamaan dengan laporan tahunan kepada pemegang saham. Seorang auditor dalam melaksanakan tugas auditnya harus objective, independent dan professional.

Jenis-jenis Kegiatan Audit

1)      Audit Keuangan (Financial Auditing). Audit keuangan dimaksudkan untuk menguji akurasi catatan perusahaan dan merupakan jenis kegiatan yang dilakukan yang dilakukan oleh auditor eksternal.

2)      Audit Operasional (Operational Auditing). Audit operasional dilakukan bukan untuk menguji akurasi catatan tetapi untuk memeriksa efektifitas prosedur. Ini merupakan jnis pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem selama tahap analisis dari siklus hidup sistem. Pada saat auditor internal melakukan audit operasional, mereka mencari tiga kemampuan dasar sistem :

ü  Pengendalian yang memadai

ü  Efisiensi

ü  Ketaatan pada kebijakan perusahaan

3)      Audit Kesesuaian sama seperti audit operasional kecuali bahwa audit kesesuaian berlanjut terus. Misalnya, auditor internal mungkin memeili sejumlah pegawai secara acak dan menyerahkan langsung cek gaji merka daripada menggunakan pos perusahaan.

2.      Subsistem Intelijen Keuangan

Karena fungsi keuangan mengendalikan arus uang yang melalui perusahaan, informasi diperlukan untuk mempercepat arus. Subsistem itelijen keunagan berusaha mngidentifikasikan sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana. Untuk mencapai tujuan ini, subsistem informasi keuangan mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham dan masyarakat keuangan.

3.      Subsistem Peramalan

Peramalan(forecasting) merupakan slaah satu kegiatan matematis tertua dalam bisnis. Peramalan ini telah dilakukan bertahun-tahun sebelum komputer dengan menggunakan kalkulator meja. Komputer memungkinkan peramal mebuat perhitungan secara lebih capat dan mudah. Dalam mementukan kontribusi yang dapat dilakukan peramalan pada perusahaan, kita harus mengingat 3 fakta dasar dalam pikiran :

ü  Semua peramlan merupakan priyksi dari masa lalu

ü  Semua peramalan terdiri dari keputusan semistruktur

ü  Tidak ada teknik peramalan yang sempurna

4.      Peramalan Jangka Pendek dan Panjang

Peramalan jangka pendek dilakuakn oleh area fungsional. Semua area funsionla menggunakan ramalan penjualan sebagai dasar untuk menentukan sumber daya yang dibutuhkannya untuk mendukung tingkat kegiatan yang diproyeksikan.

Peramalan jangka panjang biasnaya dilakukan oleh suatu area selain pemasaran oleh fungsi finansial atau suatu kelompok khusus yang hanya mempunyai tanggung jawab perencanaan.

5.      Metode Peramalan

Metode Nonkuantitatif, metode ini  tidak melibatkan perhitumgam data tetapi didasarkan pada penaksiran. Beberapa perusahaan telah membuat sistem formal yang memasukan metode nonkuantitatif. Tiga sistem formal seperti itu adalah konsensus panel, metode delphi dan sistem rapat elektronik.

Teknik konsensus, panel terdiri dari sekelompok pakar yang secara terbuka mendiskusikan faktor-faktor berhubungan dengan masa depan dan mencapai proyeksi tunggal berdasarkan kombinasi input.

Metode Delphi, melibatkan sekelompok pakar yang tidak bertemu secara langsung tetapi sebaliknya menyerahkan jawaban atas sejumlah kuesioner yang disiapkan oleh seorang koordinator.

6.      Metode Kuantitatif

Banyak teknik peramalan telah dikembangkan selama bertahun-tahun. Yang banyak digunakan adalah analisis regresi. Analisis regresi melibatkan pembuatan suatu hubungan antara kegiatan yang akan diramal, disebut variable terikat (dependent variable) sedangakan variabel bebas adalah variabel yang berhubungan dengan kegiatan lain di luar kegiatan yang diramal perusahaan.

7.      Subsistem Manajemen Dana

Arus uang dari lingkungan yang melalui perusahaan dan kembali ke lingkungan adalah penting karena unag digunakan utuk memperoleh sumber daya fisik lain. Arus ini dapat dikelola untuk mencapai dua tujuan:

1)                untuk memastikan bahwa arus masuk dari pendapatan lebih besar dari arus keluarnya biaya,

2)                 untuk memastikan bahwa keadaan ini akan tetap stabil sepanjang tahun.

8.      Subsistem Pengendalian atau Pengontrolan

Manajer memiliki tujuan operasional yang harus dicapai, seperti memproduksi atau menjual sejumlah atau senilai barang tertentu. Manajer diberikan suaatu anggaran operasi yaitu sejumah uang yang tersedia untuk digunakan dalam memenuhi tujuan operasional. Anggaran tersebut biasanya meliputi operasi untuk satu tahun fiskal, atau tahun finansial.

9.      Proses Penganggaran

Ada tiga pendekatan umum yang dapat diambil perusahaan dalam menentukan anggarannya dari atas ke bawah (top-down), dari bawah ke atas ( bottom up ), dan metode partisipasi.

1)      Pendekatan dari Atas ke Bawah. Jika pendekatan dari atas ke bawah diambil, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran dan kemudian menekankan jumlah tersebut pada tingkat-tingkat yang lebih bawah.

2)      Pendekatan dari Bawah ke Atas. Jika pendekatan dari bawah ke atas diambil proses anggaran dimulai pada tingkat organisasi terendah dan naik ke atas. Logikanya adalah bahawa orang di tingkat yang lebih rendah lebih dekat pada tindakan dan paling baik menentukan kebutuhan sumber dayanya.

3)      Pendekatan Partisipasi, karena kelemahan pendekatan top-down dan bottom up, maka praktek umum yang biasa dilakukan adalah penyusunan anggaran secara partisipasi. Artinya, orang yang menerima dana harus berpatisipasi dalam menentukan tingkat dana. Ini merupakan pendekatan menerima dan memberi, dengan manajer pada berbagai tingkatan berunding untuk mencapai anggaran yang memuaskan semua pihak.

 

Gambar 2. Alur Proses Anggaran

 Gambar 2 menggambarkan langkah-langkah pross penyusunan anggaran secara partisipasi. contoh ini mengasumsikan bahwa perusahaan menggukan model matematika secra maksimum.

Titik awalnya adalah rmaalan penjualan, disiapkan oleh pemasaran. Model Peramalan mendasarkan proyeksinya pada inpt dari para manajer pemasaran tingkat yang lebih rendah, dikombinasikan dengan penyesuaian oleh eksekutif pemasaran.

Manajemen Puncak memeriksa ramalan itu dan membuaut penyesuaian berdasarkan evaluasi sbyektif mereka ditambah sejumlah input lain.

Data ramalan yang disetujui kemudian dimasukkan dalam model perencanaan sumber daya (resource planning model) yang mengkonversikan tujuan penjualan ke dalam kebutuhan sumber daya bagi setiap area fungsional.

Proyeksi dari model perencanaan sumber daya kemudian dievaluasi oleh manajer dalam setiap area fungsional. Para manajer ini menggunakan pengetahuan mereka tentang bisnis untuk menyesuaikan jumlah yang menurut mereka cocok. Setiap manajer bekerja sama dengan atasanya untuk sampai pada anggaran yang dapat diterima. tanda panah dua arah yang menghubungkan hal ini dan langkah selanjutnya menggambarkan bahwa saran bergerak naik turun di antara berbagai tingkat manajemen sampai anggaran dirampungkan.

Manajemen puncak mengkombinasikan anggaran fungsional yang disetujui untuk mendapatkan anggaran operasional bagi perusahaan.

 Proses penganggaran ini dilakukan sekali tiap tahun kalender, tepat sebelum awal tahun fiskal.

1.3   Bagaimana Manajer Menggunakan Sistem Informasi Keuangan

    Arus uang keluar perusahaan dipengaruhi oleh anggaran operasi. Manajer di seluruh perusahaan menggunakan anggaran sebagai mekanisme pengendalian. Laporan anggaran bulanan selama tahun fiskal memberitahukan manajer seberapa baik kinerja mereka dibandingkan dengan anggarannya. Manajer juga menggunakan rasio-rasio untuk membandingkan kinerja unitnya dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan, industri dan bisnis secara keseluruhan.