Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Dosen Pengampu :

Lydia Setyawardani, SE., M.Si., Ak

Nama Kelompok :

1.     Ningrum Dian Santika                              (1510109253)

2.     Nadiaz Piscestalia                                      (1510109342)

3.     Sukma Ayu Mahardika                            (1510109534)

4.     Dia Putri Setiawati                                    (1510109538)

5.     Nadia Athiqotul Amalia R.                       (1510109739)

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA)

Surabaya

2016/2017

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

1.1   Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

A.   Pengertian

Menurut Sedarmayanti, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) atau Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah:

·         Timely (tepat waktu)

·         Accurate (akurat)

·         Concise (ringkas)

·         Relevant (relevan)

·         Complete (lengkap)

B.   Tujuan SISDM

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi. Tujuan utama SISDM, adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik. Tujuan kedua SISDM adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial.

C.   Kegunaan SISDM

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sensuai karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan Dan penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia. diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.

1.2   Model SISDM

Model SISDM dapat dilihat dari INPUT – PROCESS – OUTPUT. Pada sisi INPUT merupakan data mengenai SDM. Selain itu, aa sisi PROCESS merpakan perangat keras (hardwre), dan perangat lunak (software), teknologi informasi, serta SDM sebagai operator teknologi komputer tersebut. Selanjutnya pada sisiOUTPUT merupakakeluaran beru lapoan-aporan yang berguna untuk perencanaan SDM. Model INPUT SISDM terdiri atas 3 subsistem yaitu :

1.     SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi SISDM sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.

2.     Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

3.     Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:

ü Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

ü Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.

ü Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

ü Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

ü Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.

ü Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

1.3   Human Resources Intelligence Subsystem

OUTPUT SISDM terdiri atas 6 subsistem yaitu :

1.     Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2.     Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

3.     Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi-informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

4.     Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5.     Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

6.     Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

1.4   Bagaimana Manajer Menggunakan Informasi Sumber Daya Manusia

Langkah-langkah manajer dalam mengelola sumber daya fisik:

1.      Sumber daya diperoleh dan disusun

2.      Memaksimalkan penggunaan sumber daya

3.      Mengganti sumber daya pada saat kritis sebelum sumber daya menjadi tidak efisien

Sumber daya konseptual memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik Itu sangat penting bagi para manajer maupun para pengguna informasi untuk mengetahui bagaimana suatu organisasi mengelola sumber datanya, sehingga memudahkan mereka untuk mendapatkan data yang diperlukan.

Sumber daya konseptual yang dimaksud adalah Informasi. Informasi yang disediakan oleh SIM menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya

1)      Apa yang telah terjadi dimasa lalu

2)      Apa yang sedang terjadi sekarang

3)      Apa yang mungkin untuk terjadi dimasa mendatang 

Langkah-langkah manajer dalam mengelola sumber daya konseptual:

1. Memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul untuk diproses menjadi informasi yang berguna.

2. Memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi.
   tersebut dalam bentuk yang tepat dan pada saat yang tepat.

3. Akhirnya, membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantinya dengan informasi yang mutakhir dan akurat